新入社員向け：報告書の書き方

報告書を書けって言われてるけど、何をどれくらい書けばいいの？

彩流

読む相手を意識して、A4紙一枚にまとめましょう

職場の報告書とは

報告書というのは、会社であれば必ずと言っていい程、書く必要がある書類の一つです。職場内外の研修や、物事導入、問題点やそのリスク回避などが挙げられますが、ここでは新入社員向けに書いていきます。

そもそも、なぜ報告書が必要なのでしょうか？誰かへの報告の為が正解の半分。もう片方は、個人だけでなく組織としての記録として、意味があります。

①参加できなかった人の為に
社外研修会や学会など、今後参加が増えてくるとき、その会に参加できなかった人でもある程度身になる事を書かなければなりません。

②記録として
また、出張旅費や参加費など会社負担のある際は、そのコスト以上の成果を報告書にて挙げる必要があります。人事部、経理部、人材開発部などがその報告書を見て評価します。

③参考資料として
どのような研修が行われたかも、この報告書をもとに検討することがあります。社外研修で行われたプログラムを、社内研修に取り入れるため、人材開発部から具体的にどのような研修が行われたかを聞くこともあります。

わかりやすく簡潔に書くことに重点を置きましょう。

職場によっては既にフォームが用意されている所もあります。決まったフォームが無い場合、自分で自分用のを作ってしまうのがおすすめです。

基本的な報告書は、A4紙1枚にまとめるのが基本になります。これは印刷して回覧する際、ほどんどがパッと見て終わりです。大事なことを2枚目3枚目に書いていても、読み飛ばされてしまいます。

ただし、添付資料がある時は、2枚目以降の「付録」として添付しましょう。

報告書の前半は客観的事項を書きます。よく言われる「５W1H」が基本です。客観的事項は書く人が100人いたら100人同じことを書くような事です。

①開催日、参加時間、開催会場、主催団体
②講演名と講師（学会などの際は受講した代表公演等）
③参加者数、同社での参加者名
④参加費、関係諸費

その他に、ヘッダーに報告書記入日と氏名を書きましょう。報告書も立派な文書です。改ざん防止は言うまでもありませんが、参加していない、直ぐに帰った場合はその旨をしっかり書く必要があります。

客観的事項は、後に薬歴（薬剤服用歴）等に記入する際にも役立つスキルです。しっかり鍛えておきましょう。

書く人によって大きく差が出る後半部。一番頭を悩ませるのは、自分の考えを書く段階です。私も最初の頃は、報告書を書くたびにストレスを感じてました。

良い評価を得られやすい報告書の後半部書き方としては

1 新しい発見、知識、見解、
2 明日から自分の職場で役立てそうなこと

この2点を意識して書いていきましょう。

ここは箇条書きで構いません。

慣れてきたら、提言→理由→具体策というように書いていきましょう。

社内研修報告書はその場で手書きで書かせることが多いです。社外研修報告書は、おおよそ1週間以内に提出することが多いですが、基本的にはなるべく早く書いて提出しましょう。

参加する研修会が決まったら、事前情報からわかる範囲で報告書を書いておくことがオススメ。予習にもなるため、何に重点を置いて研修に参加するかもわかります。

研修に参加したことすべてを覚えるのは不可能です。録音も同じ時間だけ聞かなければならない為、補助的には役に立ちますが、あまり頼りにはできません。一番参考になるのは空白に書いたメモ書きです。

後で付録資料として提出する必要がある資料には記入しないようにしましょう。

バスや電車で変える際は、その際に報告書を書いてしまいましょう。スマホでもある程度記入ができるので、まだ忘れないうちに記入しましょう。

次の日、提出前に再度パソコンのモニターで確認は必要です。スマホ独特の短文や絵文字等が無いかを確認します。スマホでの表示と紙は違います。可能であれば一度印刷して確認しましょう。

新入社員向け報告書の書き方を書かせていただきました。A4紙1枚に前半は客観的事項、後半の自分の考えを書いていきます。事前準備と研修会帰りに記入することで、ストレスを少なく書くことができます。書いていくうちに成長できるので、まずは早めに提出することにしましょう。