週末に報告書を完成させたいので、
資料を持って帰ります
極力業務時間内に行いましょう。
個人情報取り扱いなどあり、
自宅での作業は勧められません。
どの職場でも求められる働き方改革
昨今、「働き方改革」や「SDGｓ」等で昭和時代からの働き方が大きく変わってきています。
プライベートの時間を充実させ、人間らしい生活、働きがいのある社会（SDGｓ８）の構築に注目されたのは良いことと言えます。
しかし、「勤務時間減少・有給消化率向上！」と経営者が声を上げ、実際には従業員の持ち帰り業務が増えた事業所も多いとのこと。
報告書はA4紙1枚に。３Kの原則
新人教育で、研修などを行う際にまず報告書の作り方の基準を教える所も多いようです。
前例踏襲ですが、前例のサンプルが良くないと、質の向上が望めません。
報告書は今後多く書くことになるので、しっかりフレーム（型）を身につけ、新人段階からしっかりマスターさせましょう。
私が教えている原則は
簡潔に・紙はA4一枚・客観主観の３Kです。
簡潔には、一文に一義、一行程度。箇条書きでも良いと教えています。
Word等のソフトを使う事が多いので、必ずA4一枚にまとめ、必要に応じて添付資料をつけるようにしています。
客観主観は書く順番です。研修報告等であれば開催された日時や場所、参加者、学ぶテーマ等客観的な事をまず記載。その後、自分の学んだことや役立てることを書いていきます。
報告書を書く場所
報告書は原則、業務時間内や移動時間に書きましょう。自宅持ち帰りは相互のプライバシーや情報漏洩の原因にもなりかねません。
研修報告自体、と軽く考えていると、今後患者や顧客氏名等の関連が漏れるきっかけにもなりかねません。
USBフラッシュメモリーなどの取り扱いにも気をつけましょう。各職場で基準が決まっているはずですが、関係者従業員氏名を含め守秘義務発生します。
慣れてくると、研修中にどのような事をどの順で書くか、等自然にできてくるようになります。入力も10分程度。
家で行うと、始めるのに10分以上かかってしまう事があります。
複数人が関わる報告書の提出はFAX？メール？
個人で完成させられる報告書であれば、自分のペースで作成できますが、複数人や部署を隔てて作成を行うこともあります。
従来の方法
複数人が作成にかかわる資料・報告書を作る際、役割を決めて取り掛かっても、一度まとめるため、書き写す必要があります。
お年を召された人だと、手書きをFAXで送って、それを書き写す必要があります。
EXCELなどでも、メール添付された数字や資料をコピーペーストして一枚に仕上げることもあり、大変でした。
一行ずれるだけでも、確認する人間はかなりの労力が必要。
これらの問題は、現在多くの場所でも未だに頭を抱えているようです。
クラウドファイルにしてURLを配る
数年前からクラウド技術が発展しており、幾人かが同時に一つのファイルを共有して作業できるようになりました。
クラウドの説明は別の方が詳しく丁寧なので省きます。
これだと、全員入力が終えた時点で完成。書き写す、まとめる作業が無いのでスピード向上に役立ちます。
Lineに使い慣れている世代。このような機能があるので、導入してみてはいかがでしょうか？
ビジネスチャットもメールと違い、社内連絡であれば挨拶など無しですぐに始められます。ちょっとした数値確認や添付資料確認などはビジネスチャットの方が良いでしょう。
電子メールも時代遅れとなってきました。因みに、電子メールは職場宛であれば件名に誰宛か・内容を20文字程度で。個人であれば用件を。
「メール見ていただけましたか？」というメールは愚の骨頂。それこそビジネスチャットや社用Lineで「●月●日送信メールの回答がいただけてません」ぐらいが良いでしょう。
予約送信機能を活用する
急ぎではない報告書等は、送信する時間にも気をつけましょう。仮に日曜日に研修会があり報告書を日曜日夜8時に関係各所に送信した際、受け取り側はどう思いますか？
新人や部下が折角仕上げたのだから、読もうとおもいます。ただ、家族や読む人間の体にとっては迷惑です。
更に月曜日の朝になって「書き直しましたので差し替えてください」とくることになると、印象悪くなるのは必定。
この場合は
月曜朝9時に送信予約機能を使いましょう。それまでに訂正が思いつけば送信前に訂正することができます。
また、朝9時は多くの職場でスタートの時間。報告書を送るタイミングとして適切です。
新しい技術を導入するのは若い世代の特権
新卒・既卒等20代の新人さんを教えることが多いのですが、私達オジサン世代には追い付いていけない程、変化が激しいです。
大原則を守れば、新しい技術を紹介・導入・定着させるのは若い世代の特権でもあり、義務でもあります。
大原則は「守秘義務遵守・公私の明確な区別・誹謗中傷しない」です。
一定数新しいものの導入に反対する相はいますが、現在の問題点と解決策、導入後の利益等を提案するのは若い世代。若い世代だけでまず運営してみるのも良いと思っています。
まとめ
昨今の働き方改革、SDGｓで注目されるような働きがいのある社会。
新入社員・新人教育での報告書、書き方の問題だけでなく、作成場所や送信方法などについて説明しました。
様々な業務効率化技術によって自分も相手も充実した時間を送れるようにしましょう。
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